¿Cómo manejar la atención, el recurso más escaso en una empresa?


Jan 30, 2015 mhernani Noticias

Fuente: Julian Birkinshaw (Harvard Business Review)

¿Cuál es su recurso más escaso en el trabajo? La mayoría responde, sin dudarlo, que es el tiempo. Sin duda, es finito, pero yo diría que el tiempo no es en realidad su recurso más escaso. Después de todo, todo el mundo tiene la misma cantidad de tiempo, y aun así las diferencias individuales en la productividad pueden ser enormes. Una mejor respuesta podría ser su atención – su capacidad personal para atender las cosas correctas durante la cantidad adecuada de tiempo. Como el premio Nobel Herbert Simon sugirió por primera vez hace 40 años: “Cuando la información es abundante, la atención se convierte en el recurso escaso”.

Así que tal vez el mayor desafío que enfrentamos como individuos en el trabajo, y como líderes, es la gestión de la atención. Esto significa ser reflexivo y disciplinado sobre cómo dividimos nuestro tiempo entre las diferentes actividades, y también sobre cómo animar a otros a centrarse en las cosas correctas. ¿Cómo? Primero, si la atención es su recurso más escaso, lo primero que hay que hacer es disciplinarse a uno mismo para evitar interrupciones. Así que si usted está trabajando en algo que necesita enfoque real – por ejemplo, escribir un informe – entonces ponga su teléfono en modo silencioso, y cierre Outlook y Facebook. Esto podría parecer algo obvio, pero es sorprendente la frecuencia con que no lo hacemos, y la facilidad con que se desvía nuestra atención por estos factores.

En segundo lugar, es necesario averiguar cuándo dejar de recopilar información. Cuando yo era un estudiante de doctorado, el costo de adquirir información era alto – tenía que ir a la biblioteca y tomar mis propias copias de los informes anuales o de documentos académicos. Hoy en día, estos costes se han reducido drásticamente, pero el resultado neto de un fácil acceso a la información es que a menudo nos pasemos de largo en la recogida de información después de que tengamos suficiente para tomar una decisión o escribir un informe. ¿Cómo podemos evitar esta “parálisis por análisis”? El mejor enfoque es desarrollar una hipótesis o un argumento desde el principio, por lo que su búsqueda se centrará en apoyar o refutar ese argumento. Si eso no funciona, simplemente dese un plazo. Una regla que uso cuando se trabaja con colaboradores es asegurar que tengo algo para enviarles al final del día: esto me ayuda a evitar entrar en un proceso de búsqueda abierta.

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Cuando existe demasiada información, nuestra concentración debe pasar de modo “búsqueda de información” a modo “discriminación de información”. Fuente de Foto: globedia.com

En tercer lugar, a pesar de que vivimos en una era de la información ubicua, no debemos tener miedo de llevar nuestra intuición y emoción a la mesa. Es tentador buscar pruebas para apoyar todos los argumentos que hacemos, pero los líderes de negocios más exitosos – desde Jack Welch, pasando por Steve Jobs a Jeff Bezos – siempre han tratado de combinar el pensamiento racional e intuitivo. Una onza de visión real vale una libra de datos. Finalmente, cuando tenemos acceso a la información abundante, también tenemos que encontrar tiempo para la reflexión. Piense en esto como una versión de baja tecnología de la meditación o la atención plena. Cuando me siento distraída, un baño de media hora es la mejor manera que conozco para despejar mi mente y aclarar mis siguientes prioridades de trabajo.

Ahora, tenga en cuenta su papel como gerente. Recuerde que su equipo se distrae tan fácilmente como usted. Los miembros del equipo también son muy sensibles a los estímulos y señales que vienen desde arriba. Si empiezas a hablar de, digamos, una iniciativa de reducción de costos inminente, estás manipulando la atención de tu equipo, te guste o no. Los cambios en los títulos de trabajo, en el diseño de la oficina, en el orden de las reuniones semanales, en las decisiones acerca de quién es ascendido – todos estas son “señales” de atención, que en conjunto dan forma a las opiniones sobre lo que es importante, configurando así cómo se comportan. (Esta idea fue desarrollada por primera vez por Tom Davenport y John Beck en la Economía de la Atención).

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Lograr una concentración total por parte del equipo de una empresa es fundamental para alcanzar objetivos eficazmente. Fuente de Foto: blogs.repsol.com

Si usted acentúa cosas diferentes cada semana, la gente se confunde, y aprenderán a desconectarse. Pero si vuelve a la misma hora del mensaje una y otra vez, el efecto sobre el comportamiento de su equipo es probable que sea sustancial. Por ejemplo, la mayoría de las empresas mineras comienzan cada encuentro con una “cuota de la seguridad” (una historia acerca de un reciente incidente relacionado con la seguridad) – es una manera simple, pero eficaz de mantener la seguridad en la parte superior de la mente.

Nuestro trabajo clave como gestores es hacer un uso eficiente de los escasos recursos. En la era industrial, los escasos recursos eran capital y el trabajo. En la era del conocimiento, nos hemos acostumbrado a pensar en el conocimiento y la información como los escasos recursos que necesitamos para aprovechar. Pero cada vez más, la información es ubicua y el conocimiento se comparte ampliamente entre empresas. En un mundo así, el recurso escaso es la atención nuestra y la de nuestros empleados. Tenemos que ser más inteligentes acerca de cómo la gestionamos.

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